On a Off line svet versus účtovné systémy

 

Mám rád podnikanie a voľnosť, preto veľmi ťažko znášam, že je tu aj legislatíva, ktorá mi určuje čo musím, kedy a za koľko. Legislatíva, pod tým chápem účtovníctvo, ale nie len účtovníctvo ale aj dane, poplatky, mzdy ... . Je to široká oblasť a k tomu ešte aj môj vlastný záujem mať informácie o stave môjho podnikania. Komu mám dnes zaplatiť, kto má zaplatiť mne, ako je to tento rok s daňami a podobne.

Zvykol som si, ale aby som nemusel všetko vedieť z legislatívy, je tu množstvo účtovných, fakturačných systémov a ďalších iných systémov, ktoré môžem používať na zjednodušenie a prehľadnosť môjho podnikania.

Aký systém si vybrať? Za socializmu to bolo jednoduché, bol jeden druh daného tovaru, ak vôbec bol a ten som si zobral. Vyznať sa v dnešnej dobe v množstve rôznych systémov a čo je pre mňa najlepšie nie je vôbec jednoduché. Keďže každý človek je individuálny, tak univerzálny recept neexistuje, možno len nitky, za ktoré môžeme potiahnuť.

A tu prichádzam na to, že sú dva svety účtovných a fakturačných systémov. Ak by som to chcel honosnejšie povedať, tak ERP systémov, ale skôr sa budem zaoberať systémami pre mikro a malých podnikateľov, preto ostanem na úrovni účtovných a fakturačných systémov.

Jeden svet je dlhodobý, je overený a má veľa pozitívnej referencie. Je to OFF LINE svet. Začal v 90tych rokoch minulého storočia a dnes sú tieto systémy veľmi sofistikované, robustné a niekedy až neprehľadné k tomu čo ja potrebujem, ale moja pani účtovníčka má na to iný názor :). Na druhej strane moderný je nový svet, svet ON LINE systémov.

OFF LINE svet sú účtovné systémy, takzvané „krabice“ (Packet, Wéčko, Alfa, Omega, Pohoda, MRP, MK Soft, Many a podobne ), ktoré keď si kúpim, tak buď dostanem CD alebo si stiahnem inštalačný súbor a musím ich nainštalovať na svoj počítač. Ak chceme pracovať viacerí, je potrebné inštalovať na server a vytvoriť sieťovú verziu. Potom vždy, keď je zmena legislatívy, musím inštalovať novú verziu. Ďalej zvyčajne musím zaplatiť licenčné poplatky a potom keď chcem aj aktuálnu legislatívu, tak musím buď doplatiť alebo platím ročne desiatky percent z ceny licencií. Samozrejme nesmiem zabudnúť starať sa o zálohovanie a bezpečnosť. Čo mne, ale je to subjektívny pohľad, vadí najviac. Takže účtovný systém mám vždy na jednom zariadení a na jednom mieste. Keď som na rokovaniach mimo kanceláriu/dom, neviem si pozrieť stav svojich faktúr u daného zákazníka alebo neviem nič ad hoc zapísať (bloček) alebo vystaviť (faktúru). Ale, to je tiež subjektívny pohľad. Mám všetky dáta u seba v počítači pod stolom :) a viem že sú tam. Teda až do momentu kým mi niekto nezmaže disk, neukradne počítač alebo nebodaj nastane iná živelná katastrofa.

Na pomoc tomu OFF LINE svetu prichádzajú ON LINE fakturačné systémy (iKros, SuperFaktúra, miniFaktúra ... ), ktoré vedia vystaviť faktúry a množstvo ďalších vecí, ale to hlavné, účtovný systém nemajú a cez súbory sú dáta prenášané z ON LINE sveta faktúr do OFF LINE sveta účtovníctva. V tom lepšom prípade do ON LINE účtovníctva.

Na druhej strane sú to ON LINE účtovné systémy (Keepi, Helios One, Humanet, Profit365) a je nutné podotknúť, že majú vždy integrovaný aj fakturačný systém. Tieto systémy sú postavené ako webové aplikácie, teda nenútia nás nič inštalovať a v podstate na začiatku ani nič platiť. Stačí mi ľubovoľné zariadenie, ak má daný účtovný systém responzívny dizajn vie prispôsobiť veľkosti zariadenia, pripojenie na internet a internetový prehliadač. Môžem plnohodnotne z ľubovoľného miesta na svete pracovať vždy so svojimi dátami, mať vždy prehľad o všetkých faktúrach. Vyspelé ON LINE účtovné systémy umožňujú odfotiť bloček alebo poslať faktúru do centrálneho úložiska. Keď som na cestách u zákazníka tak môj účtovník môže účtovať priebežne a nemusím mu nosiť na konci mesiaca krabicu s dokladmi. Samozrejme, že to má aj ďalšiu výhodu, nestarám sa o zálohovanie a bezpečnosť, lebo to mi garantuje prevádzkovateľ svojim dátovým centrom, dáta sú v bezpečí, nikto ich neukradne a ani mi „neodíde“ disk. Tu som mal jednu skúsenosť, keď som bol v jednej účtovnej spoločnosti, ktorá viedla účtovníctvo asi 120 firmám a bolo tam cca 5 účtovníčiek. Každá z nich mala také klasické staré PC, krabicu pod stolom. Z PC viedol len jeden kábel a to na 220 V. Keď som sa spýtal ako majú zabezpečené dáta a ako robia aktualizáciu účtovných systémov, odpoveď bola naozaj jednoduchá – „Zálohovanie? A to je čo?“. „Aktualizácia!“ – „Aha, to nám príde disketa a postupne si ju všetky nainštalujeme, veď to je rýchlo, zatiaľ si spravíme kávu.“  Záver nechám na každého samostatne. Mám aj ďalšiu skúsenosť s účtovníčkou, ktorá viedla asi 12 firiem, nerobila zálohy a pokazil sa jej disk ... . Nehovoriac o tom, že v účtovnej kancelárii každú chvíľu zvonil telefón, klient, ktorý chce vedieť nejakú informáciu o svojich dátach a pani účtovníčky sa vždy pozreli na danú firmu do PC a odpovedali. Finančné náklady na ON LINE účtovné systémy sú rôzne, podľa modelov od freemium (základ zadarmo a platí sa len za nadštandardnú funkcionalitu), až po balíčky a platby na mesačnej báze alebo platby za počet dokladov, ... . V podstate platím vždy za to čo používam. Čo je však podstatné, legislatíva v ON LINE účtovných systémoch je vždy aktuálna, nemusím si nič inštalovať, sťahovať, ale ako som už povedal, je to subjektívny pohľad :).

pre beapp.sk pripravil Ing. František Lovíšek